U ontvangt elke maand een stapel facturen die samen tussen de tienduizenden en honderdduizenden euro's beslaan. Ze komen van één leverancier, of van twee of drie — het gevolg van een tender, een overname of een pand dat historisch anders is ingekocht. Elke leverancier heeft een eigen factuurlayout, eigen componentbenamingen en een eigen manier om correcties over eerdere periodes te presenteren.
Het aantal aansluitingen loopt op. Distributiecentra, winkels, productielocaties, laadplekken, een vestiging die vorig jaar is bijgekomen en een die is afgestoten. Voor een deel van die EAN's geldt een dynamisch contract waarin de commodityprijs 96 keer per dag verandert; voor een ander deel een klik- of vaste prijs met eigen opslagen. De contractadministratie leeft in een map met PDF's en in het hoofd van één of twee mensen.
“Die controle rust in de praktijk op u. Niet omdat u de aangewezen energiespecialist bent, maar omdat de factuur nu eenmaal in de financiële kolom landt.”
Wat er beschikbaar is aan middelen is een spreadsheet, de kennis die u zelf hebt opgebouwd, en de tijd die tussen de maandafsluiting en de betaaltermijn nog over is.
Dus controleert u wat u kunt controleren: valt het totaalbedrag binnen de bandbreedte van vorige maand, verklaart het weer de piek, staan er geen onbekende regels op. Dat is een verstandige werkwijze onder de gegeven omstandigheden, maar het is een aannemelijkheidstoets. Een afwijking van twee procent op één opslag bij dertig aansluitingen valt er niet uit — ook niet als die zich elke maand herhaalt.
